Dinas Kearsipan Kabupaten Sleman menggelar sosialisasi materi penyusutan arsip bagi pamong kalurahan se-Kapanewon Ngaglik pada Senin (25/8/2025) di Ruang Pertemuan Kalurahan Sariharjo, Ngaglik. Narasumber kegiatan adalah Catur Hendri Priyana, Arsiparis Muda Dinas Kearsipan Sleman.
Dalam paparannya, Catur menjelaskan bahwa penyusutan arsip menjadi kebutuhan mendesak karena meningkatnya volume arsip seiring kinerja dan anggaran organisasi, mahalnya biaya sewa penyimpanan, serta keterbatasan ruang. “Sekitar 65 persen arsip yang ada adalah arsip inaktif, seringkali bercampur dengan arsip aktif, non arsip, maupun duplikasi di ruang kerja. Hal ini tidak efisien dan justru menghambat kinerja,” ungkapnya.
Lebih lanjut ia menegaskan bahwa penyusutan arsip erat kaitannya dengan penyelamatan aset organisasi. “Arsip adalah aset informasi. Jika tidak dikelola dengan benar, maka akan menimbulkan kerugian bagi organisasi karena informasi penting bisa hilang,” tegas Catur.
Tujuan penyusutan arsip antara lain untuk menghemat tempat dan biaya, memudahkan pengendalian arsip, mempercepat penemuan kembali, serta menyelamatkan arsip bernilai permanen untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional. “Dengan penyusutan, arsip bisa lebih tertata, mudah ditemukan, dan pada akhirnya mendukung pelayanan publik yang lebih baik,” tambahnya.
Penyusutan arsip dilakukan melalui tiga cara, yaitu pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip ke lembaga kearsipan. Pemindahan arsip inaktif meliputi penyeleksian, penataan, pembuatan daftar arsip, hingga penandatanganan berita acara. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip melalui prosedur pembentukan panitia penilai, penyeleksian, hingga pelaksanaan pemusnahan. Sementara itu, penyerahan arsip ke Lembaga Arsip dilakukan terhadap arsip bernilai guna kesejarahan, habis retensi, atau berketerangan permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Di akhir sosialisasi, Catur berharap para pamong kalurahan dapat lebih tertib dalam pengelolaan arsip. “Harapan kami, setelah sosialisasi ini pamong kalurahan bisa menerapkan penyusutan secara konsisten, sehingga arsip tertata rapi, aman, dan benar-benar bermanfaat sebagai sumber informasi dan aset organisasi,” pungkasnya. (Endarwati)
